Så skapar du ett framgångs­rikt intranät - slutsatser från pris­vinnande kundprojekt

Finns det något färdigt recept för att bygga det ultimata intranätet som tillfredsställer alla medarbetares behov? Svaret är givet – Nej, det går så klart inte. Men varför lyckas en del organisationer så bra och en del inte? Det kan bero på många saker.

Utifrån min roll som projektledare på Soleil, där jag varit med och implementerat ett trettiotal intranäts- och webbprojekt de senaste åren, har jag dragit några slutsatser kring varför en del projekt blir mer framgångsrika än andra. Fyra av mina senaste projekt har vunnit fina utmärkelser, och jag säger grattis till Collectum, TL Bygg, Tyresö kommun och Rikshem som alla varit framgångsrika i sina satsningar på nya intranät och webbplatser! Det här är mina slutsatser om varför de har nått till toppen på prispallen.

Charlotta Ivansson, projektledare på Soleil

Förstudien – det går inte att hoppa över den

Det absolut viktigaste tipset jag har är förstudien med behovsinventeringen. För att inte fokus ska ligga på tekniken utan på användarnas behov, så går det inte att hoppa över förstudien om man vill lyckas med sitt intranätprojekt. Alltför många har för bråttom att starta upp sitt projekt utan att ha funderat över: -Varför behövs intranätet och vad vill man uppnå med arbetet?

Desto tydligare mål, desto enklare blir det sedan att identifiera vad som behövs för att nå dit. Utöver målen ska man också i förstudien få reda på vilka intranätets användare är och vad de har för behov. Förstudien blir ett strategiskt underlag som ligger till grund för krav, prioritering och förankring för projektgruppen.

De beställare som har stor kännedom om de största utmaningarna och de faktiska behoven i verksamheten för olika användargrupper, de säkerställer tidigt i projektet att de prioriterar rätt saker. De förstår att sannolikheten då ökar att nå uppsatta mål och de har också lättare att nå dit.

Sammansättningen av projektteamet

Sätt ihop ett team med olika perspektiv. De bästa projekten har med representanter från både HR, Kommunikation, Ledningsgrupp, IT och användarna. För att lyckas få den moderna digitala arbetsplatsen räcker det inte att en ambitiös webbansvarig eller kommunikatör håller i alla trådar. Ett projekt kräver fler kompetenser även utanför kommunikationsavdelningen. IT för integrationer och tekniska möjligheter, HR som kravställare för både chefer och medarbetare och ledningsgrupp för förankring.

Ofta i projekt där det finns en tight budget och man vill hinna med att lyfta in så många funktioner som möjligt glömmer man bort att involvera de som faktiskt ska använda tjänsten. Exempel på anledningar till att man väljer att inte blanda in användarna är framför allt tidsbrist, pengabrist eller att man anser sig redan veta vad användarna har för behov och mål med lösningen. Väljer man bort att informera och engagera slutanvändarna i arbetet med att ta fram en ny webbplats leder det oftast till att vårt arbete som leverantör blir svårare. Desto tidigare de kan vara med och utvärdera och testa nya funktioner/arbetssätt desto tidigare kan projektet säkerställa att vi gör rätt saker.

Därför ska ni ska involvera användarna, tidigt i projektet:

  • Större chans att verksamheten uppnår önskade effekter
  • Lättare att prioritera funktionalitet och information
  • Användarna känner sig hörda och blir nöjdare

Det handlar lika mycket om kultur, förändringsledning och arbetssätt för att få till en förändring

Oavsett hur häftiga tekniska funktioner man byggt i ett projekt så räcker det ju inte att de bara finns där, de måste användas också. Det är här den stora utmaningen ligger, att etablera nya vanor och att utbilda användarna i hur man använder de olika funktionerna man valt att lansera på det nya intranätet.

Har man synsättet att det ska räcka med förändringen i sig för att få de resultat man är ute efter, behöver man tänka om. Vi som leverantör märker tydligt vilka organisationer som förstått detta och som avsätter tid för att få med sig och utbilda användarna och att få cheferna att visa vägen. Det är alltså beteenden och vanor som måste ändras och det är något som kräver arbete. Förändringsledning handlar om just detta och avser arbete som görs för att förbereda och stötta individer i samband med en förändring.

De berörda medarbetarna kommer att behöva stöd och utbildning. De beställare som har med detta i tidplanen och avsätter tid till att förbereda användarna i god tid, gärna genom regelbunden information under arbetet, har mycket att vinna. Här är det av vikt att användarna förstår vad det är som ska förändras, varför det görs och hur det kommer att påverka dem.

Jag har på sistone märkt en positiv tendens att fler och fler företag börjar bli medvetna om behovet av förändringsledning när man genomför ett intranätprojekt. Genom att sätta medarbetarna och användningen i fokus skapar man delaktighet, förståelse och engagemang och därmed ökar chanserna för att projektet ska nå sina mål.

Utbilda nyckelpersoner tidigt

Genom att tidigt i projektet utbilda nyckelpersoner som förstår hur man skapar innehåll som är tillgänglighetsanpassat, skrivet i klarspråk och som förstår hur man på bästa sätt nyttjar kraften i publiceringsverktyget medför att man skapar sig stora fördelar. De kunder som är nyfikna och vill lära sig själva och förstå hur man nyttjar tekniken på bästa sätt har en fördel av att de blir bättre på att ställa krav på redaktörsvänliga funktioner och kan i sin tur också utbilda kollegor.

Att förlita sig för mycket på sin leverantör gör bara livet enklare tillfälligt men när projektet är slut blir det både ineffektivt och kostsamt. Börja med att utbilda några som blir superusers i er nya webbplats och se sedan till att vidareutbilda själva internt i den mån det går inom organisationen. Idag finns det många möjligheter med teknik som film, Teamsmöten och digitala manualer som gör det enklare.

Var tidigt ute med innehållsarbetet

När jag som projektledare kommer in i ett projekt så har kunden ofta inte hunnit fundera över informationsstrukturen och hur man ska ta steget från ett intranät med innehåll som kanske är utdaterat och svårt att hitta, till ett nytt intranät. Att inte ha en plan där man vet vilket innehåll som ska flyttas, skrivas om, skriva helt nytt skapar ofta en stor stress. De kunder som tidigt lägger tid på att ta fram informationsstrukturen och planen framåt för innehållsarbetet får ett försprång då de snabbare kan säkerställa att innehållet harmoniserar med design, navigering och hittbarhet. Att börja tidigt med innehållsarbetet gör också att det är lättare att ställa krav på både teknik, design, användbarhet och tillgänglighet.

Sätt arbetssättet i projektgruppen

För att lyckas med ett projekt så handlar det om att hitta en bra metodik för projektet, besluta om ett kommunikationssätt som fungerar, samverkansytor och digitala verktyg som behövs för att driva projektet. Flertalet av alla våra kunder vill jobba agilt och enligt Scrum, men ofta sätter avtalet stopp för det eller så finns inte kunskapen kring hur man jobbar agilt. För att jobba agilt måste man våga utföra saker i små steg, våga ändra och göra om, våga göra saker annorlunda än man tänkt sig och våga ta bort saker.

Det absolut viktigaste när det gäller att jobba agilt är att projektgruppen diskuterar och definierar vad man menar med agilt arbetssätt. Vem har vilken roll och vad innebär rollen?

Samarbetet är A och O i ett projekt och de här punkterna gör att projektet blir effektivare att genomföra:

  • Samarbete i digitala kanaler. Att komma ifrån att all kommunikation sker via mejl och istället kunna kommunicera med rätt person i fler digitala kanaler gör samarbetet mer effektivt.
  • Beställare med mandat att besluta. Som beställare i ett agilt projekt måste produktägaren ha mandat att ta beslut annars riskerar projektet att inte hinna med det som var tänkt.
  • Korta avstämningsmöten med tydligt syfte och ”rätt bemanning”. Ingen vill vara med på möten där man inte tillför något. Med täta korta avstämningar med rätt personer sparar projektet mycket tid, pengar och frustration. Allt för att komma snabbt framåt och röja eventuella hinder som ligger i vägen.

På Soleil använder vi moderna verktyg som gör det enkelt för våra kunder att hålla koll på status, vara delaktiga i krav och test och löpande kunna ta del av de leveranser vi gör. Att ha olika kanaler för kommunikation är viktigt där vi enkelt kan nå varandra och ställa frågor eller besluta saker. De kunder som anammar detta arbetssätt blir oftast mer produktiva och effektiva och vi kan fokusera på rätt saker.

Skapa en bra och långsiktig relation med din webbleverantör

Ett projekt innebär många möten, viktiga beslut som ska fattas och tuffa deadlines som måste hållas. Det ställer höga krav på alla medlemmar i projektet och stundtals kan det upplevas stressigt. I samarbeten är det viktigt att skapa en bra relation med sin leverantör. Med en bra relation i botten blir allt mycket enklare. Se inte leverantören som ”den där konsulten som vill ha våra pengar” utan se istället ”en partner som du tillsammans med ska uträtta stordåd och bygga långa relationer med”.

I grunden måste det så klart vara en leverantör som kan din bransch och kan omsätta organisationens behov till smarta och långsiktiga lösningar men säkerställ också att det känns rätt personlighetsmässigt. Att skapa en bra relation där man har någon som känner dig väl, någon som kan läsa mellan raderna och har förståelse för din situation gör det enklare och skapar bättre förutsättningar. Då har man byggt upp ett förtroendekapital sinsemellan som gör det enklare att vara förlåtande när det inträffar jobbiga och tuffa incidenter.

Tipsen i korthet

  • Förstudien – inte bara viktig, den är avgörande för slutresultatet
  • Skapa ett projektteam med människor med olika perspektiv
  • Kultur, förändringsledning och arbetssätt är lika viktiga för att få till en varaktig förändring
  • Utbilda nyckelpersoner tidigt
  • Börja innehållsarbetet tidigt
  • Sätt arbetssättet i projektgruppen
  • Skapa en bra relation med din webbleverantör

Charlottas tips på youtube!

Kontakt

Publicerad • 5 maj 2021

Vill du veta mer?

Vi kontaktar dig






Några av Charlottas prisbelönta kunder