Borås energi och miljö – intranät med fokus på samarbete

Borås Energi och Miljö delade tidigare Sitevision-licens för sitt intranät med Borås stad. Då de önskade sociala funktioner och samarbetsytor valde de att bygga ett helt eget intranät för bolaget med Soleils paketlösning i Sitevision.

Vi ville ha något nytt och fräscht och anpassa intranätet till vår egen profil. Men vi ville också att det ska vara responsivt för att medarbetare ute på fältet ska nå intranätet lätt, säger Cecilia Belfrage, marknadskoordinator, Borås Energi och Miljö.

Men den främsta anledningen till att bolaget byggde ett eget intranät var att få mer samverkan mellan grupper och personer.

Vi är 320 medarbetare som är fördelade på tio olika arbetsplatser. En stor del av medarbetarna jobbar inte framför datorn och därför har vi ett stort behov av ett responsivt intranät, som fungerar bra och är lätt att nå via mobilen, menar Cecilia.

Och samarbetet kom snabbt igång. Många har startat grupper och medarbetarna uppskattar det interaktiva inslaget att kunna bidra med sina egna nyheter och kommentera det som andra skriver.

Alla anställda ingår också i en grupp som de alltid tillhör när de befinner sig på intranätet. Det gör att det går att skriva statusuppdateringar som når alla, istället för att behöva mejla ut viktig information, förklarar Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil

Ökad kunskapsspridning

Borås Energi och Miljö ville ha en bra sökfunktion för att medarbetarna enkelt ska hitta kompetens, kunskap och rätt information.

Detta hoppas de inte bara ska leda till bättre sammanhållning och samverkan, utan även öka kunskapsspridningen och minska mejlflödet. Om informationen är enkel att ta del av blir det lättare att delta och fler kommer att bidra med värdefulla kunskaper. Eftersom medarbetarna har egna profiler och kan fylla i vilken kompetens de har är det enkelt att hitta rätt i den egna organisationen, berättar Charlotta.

Specialfunktion för listning av personal och kontaktuppgifter
De använder även så modulen söklistning av personer där man listar vilka medarbetare som tillhör respektive enhet tillsammans med miniatyrbild och kontaktinformation. På det viset är det lätt att hitta kollegor för den som behöver hjälp i en viss fråga. Det är också ett bra sätt få en bild över hur organisationen ser ut.

Vi utgick ifrån paketlösningen, men kunde tidigt i projektet konstatera att de hade behov som inte rymdes i mallpaketet, som exempelvis behovet att hitta rätt kompetens. Efter att ha diskuterat specifika målgruppers behov kunde vi tillsammans enas om lösningsförslag för användarna. Vi kunde då planera in anpassningarna i projektet och säkerställa att vi fick med oss alla användares behov, säger Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil.

Exempel på andra anpassningar är att Borås Energi och Miljö valt att integrera bolagets Facebook-flöde på intranätet och att de anpassat nyhetsflödet på startsidan med att även inkludera branschnyheter.

Fler webbsidor och mindre dokument

Borås Energi och Miljö passade även på att arbeta om strukturen med ambitionen att gå ifrån mycket dokument och filer till att jobba mer med webbsidor.

Det är både enklare för medarbetarna och mer lätthanterligt för redaktörerna att ha informationen på webbsidor. Dels går det snabbare att hitta fram till rätt information, dels är arbetet med att uppdatera smidigare, tycker Cecilia.

Även designen har betydelse för hur lätt det är att hitta rätt.

Vi är extra nöjda med designen, som jag tycker att vår designer, Marko, fått till riktigt bra, säger Charlotta.