Sveriges allmännytta – utbildning gav medarbetarna rätt förutsättningar

Sveriges Allmännytta tar fram ett intranät i Sitevision, med koppling till Microsoft 365. För att kunna utnyttja plattformen på bästa sätt och hitta ett effektivt arbetssätt valde de att låta Soleil utbilda alla medarbetare i samarbetsplattformen Teams.

Det hela började med att vi ville göra om vårt intranät, men som alltid när man tar ett brett grepp är det mycket som behöver förändras. Det gäller inte bara struktur och innehåll, utan även arbetssätt i stort, exempelvis dokument­hantering och samarbeten, berättar Jeanette Rådström, kommunikatör och projektledare, Sveriges Allmännytta.

De delade därför upp projektet i flera delar. Del 1 handlade om att utveckla och implementera intranätet och del 2 bestod av att införa det nya arbetssättet.

Microsoft Teams ett nav för samarbete

Microsoft Teams fungerar som ett virtuellt mötesrum med teammedlemmar som diskuterar, delar anteckningar, filer och övriga program. Teams har även en koppling till Outlooks kalender, så att var och en kan se sina möten och andra händelser där också. I Teams kan användarna också se vilka filer de senast arbetat i eller öppnat, i alla Microsoft-applikationer som exempelvis OneDrive och Sharepoint.

För att alla medarbetare skulle få samma grund att stå på ville Sveriges Allmännytta genomföra en grundläggande utbildning i Teams. Att intranätsleverantören hade möjlighet att även stötta med utbildning i Microsoft 365 var därför ett krav i upphandlingen.

Vi tyckte att Teams var en given plattform för samarbeten. Eftersom vi använde Microsoft 365 fanns Teams redan tillgängligt för alla i organisationen, därför såg vi behov av utbildning omgående så att medarbetarna skulle se nyttan och förstå hur de kan använda plattformen, säger Jeanette.

Kombinerade praktik och teori

Utbildningen var uppdelad på fyra tillfällen och inleddes med en teoretisk del där Jennie från Soleil pratade om nyttan, samt när och varför man använder Teams. Sedan demonstrerade hon själva funktionaliteten.

Det kändes jätteviktigt att medarbetarna fick testa att använda verktyget rent praktiskt, till exempel genom att skapa en ny flik eller ett nytt team. När man får testa så ställer man sig de frågor som kommer att dyka upp sedan, till exempel var gör jag detta bäst, vad händer om jag gör så här? beskriver Jeanette.

Utbildningen delades in i fyra halvdagar som medarbetarna kunde anmäla sig till. Den genomfördes på plats hos Sveriges Allmännytta och alla hade med egen dator.

För att ge en bra chans till att ställa frågor var deltagarna uppdelade i mindre grupper. Och det kom upp många frågor, vilket var kul, säger Jennie Thorén Johnson, projektledare med specialistkunskaper i Microsoft 365, Soleil.

Vi landade helt klart på rätt nivå. Alla har olika mycket kunskap när det gäller vana och digital mognad. Jennie och Catharina var duktiga på att fånga upp detta och hur de skulle svara. Deltagarna verkar vara nöjda och hade definitivt med sig mer kunskap efteråt, upplever Jeanette.

Instruktionsfilmer och manualer

För att även de som inte kunde delta skulle få ta del av kunskapen filmade de även utbildningen.

Vi har även tagit fram en enkel manual med skärmdumpar och korta instruktioner. Den ska vara en hjälp till att komma igång med samarbetet, dela dokument, hålla konversationer och visa upp delar av informationen på intranätet. Detta gör vi för att det är viktigt att medarbetarna känner sig trygga om de ska våga använda alla verktyg, förklarar Jennie.

Involvera ledningsgrupp och chefer – sätt standard

Det är bra om någon från ledning eller projektgrupp finns med på utbildningstillfällena och kan svara på frågor eller fånga upp funderingar som kan vara viktiga att ha med sig.

Det är även av stor betydelse att ta fram namnstandarder för att få en struktur på teamen, hur olika grupper ska namnges med mera. Här har vi tagit fram tips och trix för hur de bör jobba, säger Jennie.

Medarbetarna kommer numer långt på egen hand

Jeanette upplever att hon får mer relevanta frågor från kollegorna och att det börjar skapas fler teams (samarbetsgrupper). Medarbetarna verkar kunna göra ganska mycket själva innan de stöter på utmaningar.

Jag har varit väldigt nöjd med Soleil från dag ett. Det är trevligt att jobba med en IT-partner där det finns kvinnor. Jag upplever det mindre tekniskt och fyrkantigt. Det har inte känts som ett IT-projekt, utan mer som ett samarbete – vi har jobbat mot gemensamma mål och pratar samma språk. Jag kan verkligen skriva under på att de jobbar med mjuka värden och beteendemönster, avslutar Jeanette.

Klar och tydlig målbild viktigt

För en organisation som ska införa nya arbetssätt och börja använda Microsoft 365 ordentligt är det viktigt att ha en klar bild och ett mål med hur olika verktyg ska användas och till vad, för att avgränsa sig.

Microsoft 365 är som en stor godispåse. Låt det inte rinna iväg. Då blir det svårt för användare att hålla koll på var de hittar allt. Om man är duktig på att sätta ett tydligt mål så tror jag att Microsoft 365 är extremt bra på att uppfylla mångas olika behov, menar Jeanette.