Hallandstrafiken – en digital arbetsplats för alla som servar resenärerna

Med användargrupper både inom och utanför organisationen behövde Hallandstrafiken samla information och verktyg så att alla kan komma åt allt enkelt oavsett plats. På den nya digitala arbetsplatsen, Kollplatsen, når anställda och operatörer allt de behöver för att serva resenärerna och bidra till att Hallands kollektivtrafik rullar på. Kul att vi fått vara med på resan!

Hallandstrafikens intranät har många olika användare och den stora utmaningen var att presentera rätt information för rätt användare, säger Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil.

Hallandstrafikens intranät har många olika användare, dels medarbetare inom den egna organisationen, dels operatörer (trafikföretag och kontrollverksamhet).

Beroende på användare finns olika behov av information och den stora utmaningen var att presentera rätt information för rätt användare. Dessutom har inte alla en arbetsmobil, utan vissa använder sin egen privata mobiltelefon, berättar Charlotta Ivansson, projektledare, Soleil.

På den nya digitala arbetsplatsen ”Kollplatsen” når även alla operatörer information på ett enkelt sätt.

Bifogade dokument i mejl blir snabbt inaktuella. Förutom ständigt uppdaterad information så har Kollplatsen också en mycket mer överskådlig översikt. Det gör informationen lättare att ta till sig, förklarar Anna Johannesson, Intern kommunikatör, Hallandstrafiken.

Tydlig, trovärdig och korrekt information

Vi på Soleil genomförde en förstudie tillsammans med Hallandstrafiken för att ta fram syfte och mål med deras nya digitala arbetsplats.

Genom workshoppar och intervjuer med användare tog vi reda på hur de tyckte att det tidigare intranätet fungerade och vilka behov de har kring information och kommunikation. Vi delade upp det i ”vad som är rent innehållsarbete”, ”vilka funktioner som behövs” och ”organisation”. Tack vare detta fanns ett tydligt effektmål när vi sedan började med utvecklingsprojektet, beskriver Charlotta.

Kollplatsen ska vara en digital arbetsplats som gör vardagen enklare, det är inte bara ett intranät med nyheter. Vi vill även få en vikänsla så att våra operatörer också ska känna sig som en del av Hallandstrafiken, säger Anna.

Effektivt verktyg för arbetsdagen

Om medarbetarna inom den egna organisationen går till ”min sida” får de en överblick över sin arbetsdag med personanpassad information. De ser nyheter från sin närmsta chef, vilka möten de har för dagen, vilka dokument de jobbat med i SharePoint och de dokument de delar med andra. De kan även via To Do i Outlook se vilka uppgifter som ska vara klara idag och vilka olika Teams (samarbetsgrupper) de är med i. Och de har en profil med beskrivning och profilbild.

I vår paketlösning Skalbar365 ingår en integration med Outlook, SharePoint, Teams och Onedrive, som de redan använde sedan innan för e-post, kalender, dokumenthantering och samarbeten. Skillnaden nu är att de har allt samlat på ett ställe och når det via sitt nya Intranät, säger Charlotta.

Genom en integration mot Hallandstrafikens personalkatalog, där alla användare finns går det att styra innehållet utifrån vem som loggar in. Förarna har till exempel en egen landningssida där de når all information från Hallandstrafiken som de behöver och som alltid är uppdaterad.

Förarna har en egen anpassad startsida på intranätet som är väldigt avskalad. De har inte samma behov att snabbt nå sina arbetsverktyg som mejl, kalender och delade dokument, förklarar Charlotta.

Under våren 2020 har det hänt mycket nytt hos Hallandstrafiken. De har fått ett nytt betalsystem, en ny app för resenärer, nya plastkort och de har bytt ut sina bussar. Detta gjorde också att det var extra viktigt att kunna underlätta för medarbetare och andra berörda genom att samla all information så att den är lätt att nå.

Soleil har hjälpt oss att ta fram en tidslinje med alla viktiga nyheter/händelser under våren. Den är uppbyggd av puffar längs en linje med datum där användarna kan klicka på ett visst datum och läsa all information, beskriver Fredrik Nord Svahn, marknadskoordinator, Hallandstrafiken.

Innehållsstruktur utifrån hela organisationens behov

På vårt gamla intranät fanns ingen struktur. Användarna var tvungna att söka efter all information, vilket är väldigt svårt för nyanställda då de omöjligt kan veta vad de ska leta efter, säger Anna.

För att hitta ett bra sätt att navigera och bryta ner huvudområdena tog de hjälp av oss på Soleil med att genomföra en heldagsworkshop om informationsstruktur.

Workshoppen var jättebra! Alla ansvariga för våra olika avdelningar var med och fick förklara ur sina perspektiv vilka behov de ser. Vi landade i en väldigt tydlig och bra struktur, menar Fredrik.Det är något vi tagit fram tillsammans i organisationen, inte bara vi på marknadsavdelningen, utan det är utformat efter allas behov, säger Anna.

Kraftfull sökfunktion

Kollplatsen har en kraftfull sökfunktion, som är kategoriserad utifrån sidor, dokument och personer.

Om jag exempelvis söker på ”trafik” så delar resultaten upp sig i tre olika listor. En söklista visar träffar på sidor i SiteVision, en lista visar dokument som finns i SharePoint och en lista visar personer som har sökordet med i sin profil. Även den funktionen ingår i Soleils Intranätpaket, Skalbar 365, beskriver Charlotta.

Projektgruppen har bara hört positiva reaktioner från medarbetarna och inte minst nu när de har direktiv att jobba hemifrån på grund av Coronaviruset har de extra stor glädje av Kollplatsen.

De tycker till exempel att det är bra att kunna se vem som är ansvarig för informationen på en sida och när den senast blev uppdaterad, säger Anna.

Genom en funktion i Sitevision får de som ansvarar för informationen meddelanden om sidor som behöver uppdateras. Det säkerställer att de har koll på att informationen är aktuell.

Samarbetet med Soleil har varit smidigt och strukturerat. Det har fungerat väldigt bra att jobba på distans och vi har känt ett stort förtroende för vår projektledare Charlotta, som varit en riktig klippa och pushat oss på ett bra sätt, avslutar Fredrik.