Visit Sweden – allt på ett ställe för ökad effektivitet och engagemang

Visit Swedens medarbetare är utspridda på många olika platser, utomlands i olika tidszoner och i Sverige. Därför önskade ledningen en plattform för att nå ut med samma information till alla och där alla kunde dela relevant information för att kunna jobba smart tillsammans. De bytte bort mejl och filserver mot ett intranät i SharePoint som säkerställer att alla kan hitta korrekt och aktuell information när de vill.

Den största vinsten för oss är att alla själva kan söka och dela information på ett helt annat sätt än tidigare. Och att det kunnat göras på ett så enkelt och snyggt sätt. Det är inte bara de som hör av sig till en chef och frågar efter information som får svar. Det känns tryggt att veta att medarbetarna kan hålla sig uppdaterade och få den information de behöver, säger Hanna Stenholm, CEO, Visit Sweden.

Tidigare kommunicerade Visit Sweden via mejl och sparade dokument på en filserver. De använde även ett externt personalsystem, men nu har de samlat allt på intranätet, som är byggt i SharePoint, vilket gör att all information blir sökbar och enkel att hitta.

När allt finns på plats rent tekniskt är det viktigt att också se till att förvalta intranätet på ett bra sätt.

Här underlättar det att medarbetarna varit involverade i projektet från början till slut. Genom ett redaktionsråd har alla delar av organisationen varit representerade och är alla fortsatt representerade, vilket ska säkerställa att intranätet fortsätter att utvecklas i takt med organisationens önskemål och behov.

Vinsten blir ett mer gemensamt ansvar för både medarbetare och chefer, att relevant och viktig information ligger tillgängligt på Intranätet, menar Hanna.

Bygger gemenskap

Det viktigaste med intranätet var just tillgången till information, men Visit Sweden har även satsat på att stärka gemenskapen genom att låta varje medarbetare fylla information om sig själv och presentera olika medarbetare löpande.

Varje gång startsidan laddas visas en slumpmässigt vald medarbetare med bild, beskrivning och kompetenser. Det är ett sätt att skapa igenkänning istället för att publicera en presentation som en nyhet, berättar Jörgen Nylén, tjänstedesigner och projektledare, Soleil.

VD:n har en separat blogg och som social funktion har medarbetarna tillgång till Yammer.

Yammer visade sig mer användbart och uppskattat än vi initialt trodde. Nu när alla jobbar hemifrån med anledning av Covid-19, blev det en kanal för snabba nyheter och roliga vardagsinspel för att peppa varandra när man inte längre kunde umgås som vanligt på kontoret, berättar Hanna.

Workshop och utbildning

Vi startade upp projektet med en workshop där jag träffade kommunikationschefen. Genom olika övningar prioriterade vi önskade behov och byggde upp en struktur. Designen tog vi fram utifrån de teman som finns i SharePoint och med hjälp av alla deras fina bilder ser det väldigt tilltalande ut, säger Jörgen.

För att de ska kunna förvalta intranätet på ett bra sätt innehållsmässigt ingick även utbildning i plattformen.

Projektet flöt på smidigt, intranätet landade bra och kunde implementeras enligt plan. Vi är helt och hållet positiva till Soleils insats, avslutar Hanna.