Svenljunga kommuns medarbetarwebb ökar engagemanget och intresset

Önskemålet var ett levande verktyg för internkommunikation och ett nav för den digitala arbetsmiljön som hjälper medarbetarna till en effektivare digital arbetsvardag. Med Soleils paketlösning Skalbar365 där Sitevision är plattformen och olika verktyg från Microsoft 365 och Google Workspace integreras gick drömmen i uppfyllelse.

En användarupplevelse

Från att den digitala arbetsplatsen var utspridd över flera plattformar och med många olika gränssnitt får man nu en användarupplevelse istället. Detta tack vare en integration mellan Sitevision och utvalda tjänster och verktyg i Microsoft 365 och Google Workspace. Eftersom medarbetarna kan interagera med innehållet och varandra, exempelvis genom gilla-knappar, kommentarsfunktion och möjligheten att favoritmarkera olika sidor och program så har engagemanget även ökat. Interaktionen mellan förvaltningar och enheter har också ökat med hjälp av det nya intranätet.

Medarbetarna har varit involverade ända från starten då de fick möjlighet att svara på en enkät om hur de ville att det nya intranätet skulle utformas och vad de vill kunna göra där. Det var tydligt att medarbetarna tycker att de digitala arbetsverktygen är viktiga för de var engagerade i frågan.

Vi har fått in förslag och önskemål om utveckling från medarbetarna, något som inte hände tidigare, berättar Johanna Sander, kommunikatör på Svenljunga kommun.

Personlig profilsida som visar information från både Outlook och Google Workspace

Varje medarbetare har en profilsida, ”Mina sidor”, som visar kalender, e-post och grupper med mera. Här visas användarens program som ikoner. Det finns också en bättre sökfunktion och samlad information som ger snabb tillgång till rätt information, dokument och personer.

Nu är det lättare att nå ut till medarbetarna. Den personliga anpassningen skapar mer intresse och ett engagemang som inte fanns tidigare, säger Johanna Sander på Svenljunga kommun om den nya medarbetarwebben.

Många av landets skolor använder Google Classroom och det gör även Svenljunga kommun. Nu når lärarna sin inkorg och kalender från både Outlook och Gmail och de dokument som finns sparade på SharePoint och Google Drive på en och samma sida på intranätet. Där finns även kurser och inlämningsuppgifter från Classroom och uppgifter från Tasks.

När alla de här uppgifterna finns samlade på ett ställe får lärarna en mycket bättre överblick över sina arbetsuppgifter och slipper växla mellan många system och vyer. Arbetsvardagen blir enklare och effektivare på det här sättet, säger Johanna Lindholm, projektledare, Soleil.

Åtkomst till alla viktiga verktyg och kalendernotiser

Vi byggde även en verktygs-app på intranätet. Via den kan användarna nå alla sina verktyg som är kopplade till personaldatabasen och de ser bara de program som de har behörighet att använda. Det är smidigt att kunna styra behörigheter på det viset och det är en väldigt uppskattad funktion, förklarar Johanna Lindholm.

Utöver integrationer med de digitala verktyg som medarbetarna använder i sitt dagliga arbete, finns även en gemensam kalender. Den hjälper användarna att hålla koll på när de senast ska lämna in ett tjänsteutlåtande eller när intressanta utbildningar sker. Medarbetarna ser också sina egna bokade möten från google calender direkt på sin sida på intranätet.

Digital introduktionsguide vid första besöket

För att förenkla för användarna valde Svenljunga kommun att köpa till vår introduktionsguide. Den ger en snabb och enkel presentation till hur intranätet fungerar, olika funktioner och hur de hittar det de söker. En nyckel till framgång för ett nytt intranät är ju att medarbetarna faktiskt förstår verktyget och hur de ska använda det, annars kan lanseringen falla platt.

Just introguiden är väldigt populär bland våra kunder. Den gör det möjligt att sätta ihop en guide till användaren så att hen direkt får en kort introduktion till den nya sajten, säger Johanna Lindholm.

Ett levande verktyg för internkommunikation och navet i den digitala arbetsplatsen

Eftersom det tidigare intranätet saknade funktioner, inte var tillgängligt för alla, hade lågt engagemang och informationen var statisk och ofullständig, så satte kommunen upp ett antal tydliga mål som medarbetarwebben ska bidra till:

• Leva upp till dagens krav på tillgänglighet
• En väg in till den digitala arbetsplatsen
• En effektivare arbetsvardag
• Ökad interaktion, över förvaltnings-/enhetsgränser
• Engagemang, vi-känsla
• Verktyg för ledning och styrning

Nu kan alla nå medarbetarwebben oavsett var de befinner sig, vilken uppkoppling eller vilken teknik de använder. Vi har minskat från tre plattformar till en och fortsätter samla mer information, vilket så småningom ytterligare kommer minska antalet platser att söka information på, säger Johanna Sander.

Medarbetarna känner sig lättade över att de nu både kan hitta information betydligt enklare och dessutom sprida vidare och komma med egna idéer och förslag.

Soleil har haft ett stort lösningsfokus och samarbetet har fungerar smidigt, avslutar Johanna Sander.