Södertörns högskola följer upp sin prisvinnande webbplats med ny medarbetarwebb

2017 startade vi ett webbprojekt tillsammans med Södertörns högskola med målet att bygga om och modernisera deras externa webbplats, sh.se. 2019 lanserades den nya webben och nästan samtidigt startade nästa projekt, den nya, öppna medarbetarwebben.

Startade upp på egen hand

Södertörns högskola hade tagit med sig en hel del kunskap och fått nya rutiner i och med arbetet med den externa webbplatsen. Därför kände de att de kunde göra vissa delar på egen hand.

Initialt gjorde vi en hel del själva, vi mejslade fram effektmålen tillsammans med styrgruppen. Sedan tog vi tog fram en effektkarta, intervjuade medarbetare och la grunden för det fortsatta arbetet, berättar Marie Sterner, projektledare på kommunikationsavdelningen på Södertörns högskola.

Sitevision och Microsoft 365 i symbios

Även medarbetarwebben byggdes i Sitevision och till det har en hel del funktionaliteter som SharePoint, Outlook och Teams från Microsoft 365 lagts till. Det är en del av paketlösningar för intranät där mallar och integrationer är klara. Tack vare det så kom utvecklingen snabbt igång.

När vi byggde sh.se tog vi fram egna mallar och även en egen design som vi nu till viss del kunde återanvända. Integrationen med alla funktioner från MS365-produkterna finns färdigt i lösningen, och de här funktionerna underlättar arbetet för medarbetaren. Teams, e-post, kalender och dokument i OneDrive blir enkelt tillgängliga från Medarbetarwebben, berättar Marie Sterner.

Det fanns många fördelar när projektet startades upp. Södertörn hade koll på sina målgrupper och vilka svårigheter som fanns. Soleil och Södertörn kände varandra sedan tidigare projekt och kunde ha en rak och öppen dialog om allt, det har både underlättat och gjort effektiviteten i projektet mycket bättre.

Produktionsverkstaden – ett vinnande koncept!

Med den externa webbplatsen blev det, av förklarliga skäl, stort fokus på studenterna. Nu gällde det istället att bygga en plattform för medarbetarna. Södertörn ville både engagera och involvera medarbetarna i hela organisationen – därför startade de en produktionsverkstad.

Produktionsverkstaden består av 16 personer, med personer från alla enheter. De här personerna fanns med i hela projektet, från intervjuer under effektkartläggningen, när de tog fram informationsstruktur och navigering till all innehållsproduktion och så vidare.

Produktionsverkstaden är en viktig kugge i hela maskineriet. De som är engagerade har fått utbildning av bland andra Soleil i hur Sitevision fungerar och även i klarspråk, tillgänglighetsfrågor, SEO med mera. Det har blivit ett tight samarbete i gruppen där de hela tiden kan fråga varandra och någon kan alltid svara, lite som i ett öppet forum, beskriver Marie Sterner.

Produktionsverkstaden har fått in många synpunkter och utvecklingsförslag och medlemmarna i gruppen har blivit ambassadörer för medarbetar­webben.

Gamla, utdaterade dokument var den största utmaningen

Dokumenthanteringen var kanske den största utmaningen då högskolan har många styrande dokument som är viktiga för verksamheten.

Efter en grundlig inventering valde vi att placera hela dokumenthanteringen i Sharepoint. Nu har vi ordning och reda bland våra styrdokument där alltid det senaste visas, berättar en nöjd Marie Sterner.

Det mesta är öppet och tillgängligt för alla

Medarbetarwebben är ett öppet intranät, ”öppet” innebär att ca 70 procent är tillgängligt för alla medan vissa delar behöver vara dolda bakom inloggning, till exempel kalendrar, driftinformation och nyhetsflöden.

Nöjda med samarbetet

Södertörns högskola är mycket nöjda med samarbetet och efter lanseringen kommer Soleil fortsätta med förvaltning av medarbetarwebben. Marie passar på att tacka hela teamet och vill ge en extra stor eloge till Daniel Kling.

Han har varit en klippa som har funnits med oss från början, säger Marie Sterner.