Rikshem jobbar smartare och effektivare i SharePoint tack vare rätt struktur och utbildning

Hur kan vi jobba så smart som möjligt med alla våra dokument? Det var en fråga som Rikshem ställde sig och vi på Soleil fick äran att hjälpa dem att hitta den bästa lösningen i SharePoint. Med hjälp av en bra struktur, rätt information och behörighetsstyrning och grundlig SharePoint-utbildning jobbar de effektivt och säkert.

Rikshem har många dokument och då blir kraven höga på struktur och sökbarhet. Genom att bygga en bra grund i SharePoint från början blir vardagen mycket lättare och effektivare. Med hjälp av metadata och tydliga vyer ser vi till att dokumenten visas för rätt personer utifrån olika roller och behörigheter.

En av styrkorna med SharePoint är att du kan välja på dokumentbiblioteksnivå vilken typ av beskrivande information (metadata) du vill ha. Det går exempelvis att ha metadata för årtal i stället för att lägga till det i filnamnet och anpassa beskrivningarna helt och hållet utifrån olika avdelningars behov. De som jobbar med fastighetsbestånden har inte samma behov som HR och kommunikation, förklarar Jenny Evestam, projektledare, Soleil.

Kartläggning för att förstå behoven

För att förstå vilken typ av dokument kunden har, hur de ska användas och vilka olika behörigheter de vill ha börjar vi alltid med en kartläggning av dokument, organisation och arbetssätt.

Vi ville hitta ett arbetssätt som passar vår verksamhet och bygga effektiva flöden, exempelvis vad gäller godkännande och behörighetsstyrning. Vi vill ha hög informationssäkerhet, lättillgänglighet, effektivitet, bra sökbarhet och möjlighet till samredigering. Och dessa behov gjorde att vi landade i att vi ville ha SharePoint, säger Rikard Halvarsson, förvaltningsledare, IT på Rikshem.

Viktigt att utbilda i ett nytt arbetssätt

Utöver att Rikshem har många dokument och avdelningar/enheter så är det ett helt annat arbetssätt att använda SharePoint jämfört att jobba med ett installerat dokumenthanteringssystem. Nu skulle de börja jobba i molnet med versionshantering och flera personer kan då jobba i dokumenten samtidigt.

Den största utmaningen har nog varit att ändra arbetssätt. Själva förändringsledningen har varit det stora uppdraget för vårt del. Jag har utbildat alla medarbetare. Det är jättekul, det är det som avgör om de kan använda den nya lösningen på ett bra sätt eller inte. De har varit väldigt bra på att lägga tid på utbildningar på gruppnivå, berättar Jenny.

På Rikshem har 250 anställda blivit utbildade i att använda SharePoint genom ett femtiotal sessioner. Alla har fått två utbildningar och de som har velat ha mer har också fått den möjligheten. Parallellt med utbildningarna var det ett högt tempo i arbetet med att flytta över alla dokument.

Det är en jättestor förändring att byta ut ett dokumenthanteringssystem. Därför är det väldigt viktigt hur en kommunicerar ut det i verksamheten. Det gäller att informera om allt i god tid och detta har fungerat jättebra hos Rikshem, säger Jenny.

De har, även om de flyttade alla dokument samtidigt, valt att genomföra förändringen i etapper. De planerar till exempel att komplettera med mer metadata och har inte kopplat ihop SharePoint med Teams, utan använder det direkt i webbläsaren än så länge.

Det måste få ta tid också. Folk gillar det och är nöjda, framför allt samredigeringsfunktionerna. Sökbarheten är också ett stort plus. Och det är smidigt med integrationen mot Sitevision, där vi har vårt intranät, säger Rikard.

Projektet gick smidigt och det var bra styrning. Den stora utmaningen var att få ut all data ur det dokumenthanteringssystem som vi använde innan. Det fanns inget stöd för exportering av data. Här var Soleil kunniga och kunde uppfinna rätt tekniska lösningar för att exportera ut allt. Samarbetet med dem fungerar väldigt bra, avslutar Rikard.